Concepto de plan de continuidad de negocio
El plan de continuidad de negocio permite que las operaciones críticas de una empresa continúen, a pesar de la ocurrencia de un evento de riesgo
Implantación del plan de continuidad de negocio
Para implantar el plan de continuidad de negocio de la empresa, primero debemos conocer y evaluar sus riesgos y desarrollar los controles adecuados, como parte de la gestión de riesgos de la empresa.
La gestión de riesgos es un proceso que consta de los siguientes pasos y permite a la empresa actuar sobre los riesgos y oportunidades que encontremos. Con ello la empresa, puede tomar las acciones requeridas para proteger sus bienes y activos tangibles e intangibles y aprovechar las oportunidades
Identificación de riesgos
La empresa debe identificar todos los riesgos en cada una de las áreas de la empresa para entender las situaciones a las cuales se puede tener que enfrentar y elaborar medidas para controlarlas.
Evaluación de riesgos
Cada uno de los riesgos identificados debe ser evaluado, de acuerdo a:
- Impacto en la productividad de la empresa
- Probabilidad de ocurrencia
Con esta información hacemos un mapa de riesgos que relacione el impacto y la probabilidad de ocurrencia del evento para elaborar las medidas de control adecuadas.
Es importante recordar, que independientemente del tipo de riesgo que se materialice, se traduce en pérdida de ingresos o aumento de costes y por tanto pérdida de beneficios. Por lo anterior, las estrategias de control y transferencia de riesgos deben ser debidamente analizadas por la gerencia.
Control de riesgos
Los controles de riesgos pueden ser de tres tipos:
- Preventivos: Estos permiten reducir la probabilidad de ocurrencia de un evento. Dentro de los más importantes está el adiestramiento del personal en el manejo de los riesgos de la empresa. En la academia hay disponibles cursos de riesgo financieros y de mercado en pequeñas y medianas empresas (Pymes).
- Detectivos: Son los controles que permiten detectar la materialización del riesgo, al momento de ocurrir. Por ejemplo: los detectores de humo, que alertan sobre un posible incendio.
- Correctivos: Son los controles que permiten controlar el evento que está ocurriendo. Por ejemplo: Cuando ocurre un incendio, los aspersores de agua funcionan automáticamente cuando la temperatura alcanza un determinado nivel y reducen el impacto del incendio.
Estos controles serán diseñados en función de cada riesgo y de los activos que deseamos proteger, dada la inversión que ellos conllevan.
Transferencia de riesgos
La transferencia de riesgos, generalmente se realiza mediante una póliza de seguro, donde la empresa transfiere total o parcialmente el impacto de un riesgo. La cobertura de la póliza protege contra las pérdidas económicas generadas en función del contrato, pero no protege por la posible pérdida de clientes. Estos pueden irse a un competidor debido a que la empresa afectada no está satisfaciendo sus necesidades. Por ello es importante elaborar una estrategia integral de gestión de riesgos en la empresa.
Plan de continuidad de negocio
El plan de continuidad de negocio es un plan de acción que indica lo que se debe hacer cuando se materializan los riesgos. Por ejemplo, si tenemos un banco y ocurre una caída de los servidores principales, se activan automáticamente los servidores alternos. Estos servidores alternos se encontrarán en otra ubicación o en la nube y permitirán continuar con la operación, mientras se resuelve el problema
El plan y su ejecución debe tener acciones detalladas para cada riesgo. Adicionalmente, se debe probar el plan bajo condiciones de trabajo, con la finalidad de verificar su efectividad y corregir cualquier error.
Entre los puntos más importantes del plan de continuidad de negocio están:
- Condiciones bajo las cuales se activa el plan
- El personal debe estar debidamente preparado para ejecutar el plan y saber lo que debe hacer en caso de faltar algún responsable del plan
- Plan de comunicación interno para la ejecución del plan y externo para que los clientes, proveedores y demás grupos de interés entiendan lo que ocurre y que la empresa trabaja en superarlo.
- Probar y ajustar de forma periódica el plan, para mantenerlo actualizado y asegurarse que todas las funciones se cumplen cabalmente.
Costes del plan de continuidad de negocio
El plan de continuidad de negocio tiene costes asociados, que hace que algunas empresas decidan erróneamente no elaborarlo y ponerlo práctica. Entre los costes están:
Económicos
Son los costes de elaboración, prueba y adiestramiento del personal en el plan, así como en las comprobaciones periódicas de su funcionamiento. Este coste puede ser mayor o menor dependiendo de:
- Tipo de empresa: Si la empresa tiene más riesgos por manejar productos peligrosos, como una empresa petroquímica, entonces el plan de continuidad de negocio, seguramente será más costoso de implantar. En cambio en una empresa con manejo de materiales de oficina, como una aseguradora, el plan de continuidad será más sencillo por el número de riesgos a los que se enfrenta.
- Tamaño: A mayor tamaño la empresa tiene procesos más complejos que se interrelacionan unos con otros y por tanto el plan de continuidad de negocio es más complicado y costoso.
Recursos humanos
Se requiere personal de la empresa para la siguientes funciones, lo que implica tiempo para llevar a cabo estas funciones:
- Diseñar el plan: El diseño del plan puede ser externalizado, pero aún así requiere de personal de la empresa para hacer un plan que se adapte a lo que la empresa requiere.
- Probarlo: La prueba del funcionamiento del plan es ejecutada por el personal de la empresa, que conoce y trabaja con sus riesgos.
- Actualizarlo: Adaptar el plan a las condiciones del momento, también puede ser externalizado, pero requiere la participación activa de algunas personas claves, que conozcan los riesgos de la empresa.